"PAQUETERIA CONTABLE"

Manual de COI

Inicio de COI

Como es la primera vez que entramos, no se tiene instala ningún período por lo que se solicitará que instalemos la base de datos de un período.

(COI como SAE y NOI, son programas que trabajan con diferentes bases de datos, el proceso de instalar la empresa, genera esos archivos de bases de datos en blanco, que los programas requieren para ir guardando información, son en promedio 76 bases diferentes que el usuario normal no necesita ver, porque son para uso de los programas, lo que sí es importante conocer es la ubicación de esas bases [carpeta] para saber dónde va a abrir el programa sus bases de trabajo).

Como podemos ver siempre nos solicitará el directorio de datos (donde están las bases de datos), nos dará como primera opción la que escogimos al instalar la empresa, si la cambiamos ya no encontraremos la base de datos.

Damos clic en Sí (recordar que este mensaje sólo aparecerá cada vez que capturemos un período del cual no tengamos datos, si escogemos un período existente, abrirla los datos del mismo).

En adelante nos pedirá algunos parámetros generales para el uso de COI, es importante que sigan las instrucciones que aquí se mencionan para mejor uso del programa.

Parámetros de la Instalación.

En esta ventana se generaran las bases de datos del período seleccionado, al darle clic en Instalación automática.

La siguiente ventana es la relacionada con la estructura del catálogo de cuenta, los dígitos por nivel, la captura por guión y el manejo de departamentos (significa manejo de cuentas de forma departamental, esa opción no la seleccionaremos, hay que quitar la selección dando un clic en el cuadro).

Vamos a dejar las demás opciones como están por lo que nuestro catálogo será 4-3-3

Podemos seleccionar varios ejemplos de catálogos de cuentas de acuerdo a diferentes giros de la empresas, con ello COI nos mostrará un catálogo tipo, con la mayoría de la cuentas más usadas, o también si queremos generar desde el inicio nuestro propio catálogo, usar la opción de catálogo vacío.

Si minimizamos el catálogo de cuentas veremos la pantalla principal de COI.

Vemos en la ventana en la parte superior el nombre de la misma (cambiara de acuerdo a la ventana que estemos utilizando), la barra de menú y abajo los botones de herramientas (que hacen la función de algunas opciones del menú).

Los parámetros que acabamos de configurar al instalar la empresa, se pueden modificar con la opción Configuración \ Parámetros del Sistema,

También podrás agregar el saldo inicial de la cuenta que estés dando de alta.

Rutas de acceso:

Menú Archivos, opción Catálogo de Cuentas (colocarse en el registro a cambiar) / Edición – Modificar o conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catálogo.

Si esto ocurriera se recomienda que se realice una póliza de apertura. (aunque como vimos, en el apartado anterior, se pueden capturar directamente los saldos en la cuenta, siempre será importante que tengamos un documento [Póliza Apertura], que respalde el registro).

Para ello, será necesario conocer el Balance General del mes anterior al que se inicia la operación de COI.

Como acabamos de instalar COI y es la primera vez que entramos a la opción de pólizas, nos presenta los tres tipos de pólizas mencionadas y la opción para que capturemos en que número de póliza va la empresa, con el fin de cuadrar COI con la empresa, en nuestro caso dejaremos el 1 en todas para que inicie la secuencia. (aparecerá de nuevo en otro período siguiendo la secuencia)

Menú Archivos, opción Pólizas / Menú Edición / Agregar

Creación del Siguiente Período

Para que los datos de COI se pasen al período correcto (Abr 04), o cada vez que cerramos un período, tenemos que realizar este proceso, para que los saldos del mes que cerramos se pasen al siguiente mes.

Ahora vamos a iniciar el proceso de creación del siguiente período. Para ello nos vamos a:

Menú Procesos / Creación del Siguiente Período

NOTA: Para que esta opción este activa tenemos que cerrar todas las ventanas (catálogo de cuentas), si no, la opción aparecerá activa (por lo que hay que cerrarla no minimizarla).

Escogemos la opción.

Nos muestra el destino que puede ser el mismo directorio donde tenemos el mes de marzo, el período actual Mar/04 y el siguiente período Abr/04, clic en Aceptar.

Clic, en Aceptar y ha hecho la creación del siguiente período (Abr/04), ahora nos pregunta si deseamos cambiarnos de período (o sea al que acabamos de crear).

Balanza de comprobación

Puedes emitir el listado de tu balanza de comprobación, para un rango determinado de cuentas, para un departamento y/o mostrando distintos niveles, con la elección de tener en el reporte todas las cuentas del catálogo o sólo aquellas que tienen movimientos.